小学校のPTA～広報部長をやり終えて②～1年間で改善したこと、下の子の時に考えたこと～
後日追記：PTA広報部長2年連続の話をKindle本にしました。
歴任後1年後の完結編です。
小学校のPTA～広報部長をやり終えて③～2年間の活動ののち、次年度の、将来のお母さんたち、自分、次世代の娘のための行動～
こんばんは。女性の在りたい姿を応援する、エバーガールの有紀子です。
平成29年度、東京都江東区の某小学校で、PTAの広報部長を終えました。
前回の①の記事を書き終えてから約1ヶ月が経ってしまいました。遅くなりましたが、②を書きますね。
この間にすっかり下の子の幼稚園の卒園式と、小学校の入学式も終えました。思い出しながら、書きます。概論はこちらをお読みください。②は詳細について書いていきます。
部長になって良かったこと
こちらもご参考にされてください。前期広報誌の配布のあとに振り返った内容です。
・自分で考えて、部会のスケジュールを決めることができた
私は自営業で、平日にPTAのお仕事の融通が利きます。土日中心のPTA活動にしたくなく、休みにしたかったので、最初に部会は、年に4回、木曜日の19時～21時と決めました。部長でなかったら遠慮して意見が言いにくかったでしょう。
・校長先生、副校長先生とある程度本音の話ができた
先生方も気を遣ってくれて、学校に行ったときは普段の子どもの様子などを話してくれたりしました。特に副校長先生とのやり取りは多くなったので、学校側の考え方などが良く分かりました。
・簡略化することの判断が付けられた
こんな仕事はしなくてもいいんじゃない？そんな風に判断できるのは、部長だったからだなと思います。
例年通りのお仕事の仕方では、負担だな、と思うやり方もよりよいやり方を見つけたら取り入れられました。
改善したこと
◆USBスティックや、郵送、SDカードを使わずに、できるだけクラウドサービスのドロップボックスを使い、部長・PC担当さん・編集してくださる業者さんのやり取りが、オンライン上で完結しました。
何時が都合よいですか？などの調整に負担がかからなかったので、効率的でした。一部の部員さんは、SDカードの受け渡しがあってやはり負担だったようです。
◆スマホの機能の向上で、小さい写真などはiPhoneで済みました。
紙面であまり大きくないと分かっているときに、iPhoneの写真で済ませました。特に学芸会で暗い中撮影するのはCASIOのデジカメでは難しかったです。
iPhoneで必要な素材を撮影し、その場でドロップボックスに「学芸会」というフォルダを作りアップしたため、効率的でした。
◆部員の取材や執筆を少なくするために、先生方に記事を依頼したりしました。また、学年だよりの内容も流用しました。
先生方こそ一番子供たちの様子を分かっていらっしゃるので、学芸会の工夫したところ、など、アンケート形式で200～300文字で依頼しました。
◆そのやりとりを、メールでしました。
以前は紙でもらっていたようですが、先生方から副校長先生に共有サーバーを使い受け渡してもらい、それを部長宛てにメールで送ってもらいました。副校長先生の校正済みのものなので、安心して紙面に載せられました。
◆集合写真も先生方からもらいました
6年生の行事の時に、取材ついでにクラス集合写真を撮ろうとしていたのですが、インフルエンザシーズンで残念ながらお休みが多く。
担任の先生からクラスの集合写真をいただきました。子どもが揃っている良いタイミングも分かるので、ありがたいです。
◆他校宛の送付を、一括送付にしました。
茶封筒に、送付状をつけて、一校一校に学校便で広報誌を送るという引継ぎフローだったのですが、事務作業としても1～2時間かかります。
副校長先生に「もっといいやり方はないですか？いつもこうやってそれぞれ送っているんですか？」と聞くと、「いや、一斉送付の帳票がありますよ」とのこと。職員室で教えてもらいました。
それを使うことで時短になりました。江東区は47校くらい小学校があるのです・・・・。
◆他校からくる広報誌も、一つ一つファイルしていたものをまとめて保存することにしました。
年に100部以上・・・・読み切れません～～。。
このように、だいぶ手を抜くところは抜きました。
デザインも、ゲラだけをこちらで作り、使う枚数と記事をドロップボックス上で指定。デザインが得意な業者さんに全体の入れ込みはお願いしたので、素敵なものが出来上がりました。
江東区全体として、広報誌のレベルが”手作り感”以上のものになっていて、結構ハイレベルになったかと思います。
改善しきれなかったこと・次に生かしたいこと
続いて、次に生かしたいこと＆引き継ぐことです。
◆この広報誌のボリュームに対し、さらに夏祭りの出店や書初め会の運営というのは負担が大きかったので、本部に振り返り会で伝え、来年は広報部の負担を少し減らしていただけるよう検討をお願いしました。
◆うちの学校は、6月と2月の年2回の発行という少な目スタイル。ちょっとハンパ感があるので、6月分の行事まで入れて、7月の頭に発行したいと考えています。
◆教職員紹介を個別に取材するのが大変だったので、写真を流用したり、学年ごとに先生方をまとめて撮ってみたらどうか。
◆書初め会を、学校主催の席書会と統合したらどうか。
◆業者さんへのお礼の菓子折りは、翌年以降不要です、とご辞退された旨を引き継ぎます。
◆部長・副部長は上級生の方がやっぱり良い。下級生は行事や人を把握するだけで大変。
◆統一用語などは、事前に決めておくことが大事でした。「子ども」・「こども」・「子供」など。
途中まで「子ども」で統一していましたが、副校長先生の校正で、江東区教育委員会の決めた「こども」に統一することになりました。「頂く」・「いただく」などもあとから統一しました。
おまけ：引継ぎ資料の山
こちらが、2年分の保管の紙の資料です。広報誌というだけあり、紙が多くなりますね。議事録や資料などはデータ化してUSBでも引き継いでいます。
この山が家にあると、結構プレッシャーなんですよね。
こちらが不要と判断した書類の山です。
ドサッ。
今後の抱負
こんな風に、3月の合同振り返り会で色々なことを長文でお伝えしました！
いやーこんな大変なの、もう無理だわ。と、3月は思っていました。
ところが、いざ4月になり、下の子の入学式になると、またふと写真を撮ってしまっている自分がいました。
こんな構図いいな～。お花がたくさんで、会長も写っているし、前期の広報誌に載せたいなぁ、などといろいろアイデアが浮かんでくるのです。
これはもう職業病ですね・・・・。
昨年度は、息子が幼稚園で娘が小学校、という風に二重のスケジュールがあり、余計私はてんぱってしまっていたのかもしれません。
今年なら・・・・2人とも小学生。1年間の流れもつかんだし、1年やったからこそもっとこういう風に効率化したらいいんじゃないかということも思い浮かぶ・・・・。
ふと、そんな気持ちになっていました。
もしかしたら、今年度も他に希望者がいなければ歴任するかもしれません。
どのみち息子の分もPTAは一度やらなくてはならないので。
他の方の声
この1年間、勝間塾でも他の学校のPTAをやっているママさんと情報・意見交換をしていました。皆さんにも振り返りと気づきを聞くと、
・保護者会を解散してボランティア組織にしよう！という話が出て、もう動き始めている
・指名委員長として、色んな立場の方とコミュニケーションをとり調整するのは難しくいい経験になった
・学級代表委員をやり、お友達が増え、顔見知りも増えた。ネットワークが繋がって学校生活が楽になって良かった
ただ、夜間に子どもを連れての会議は本当に必要なのかが疑問だった
などの意見がありました。年々、少しずつ声を上げて、不要なお仕事を減らし、本当に意味で「できるひとがやる」というシステムをみんなで整えていかないとですね。
我が家は、父親が次はPTAをやることにしようかという話が出ましたが、PTAの委員以外にも毎年PTA行事手伝いの係をやらなくてはならず、そちらを父親にお願いすることにしました。
ここまで、長い振り返りをお読みいただきありがとうございました。
これからPTA、PTA広報部長をやるどなたかのお役に立ちましたでしょうか？
この記事に少しでも何か皆さんの学校で使えることがあったなら嬉しいです。
私としては、とりあえずこれで29年度のPTA活動の振り返りとして、次に進みますね。
おっと、これを書き終えて、ホッとしていましたが、保護者会の後の2時間の部会で新部員の方々に、引継ぎもあるんでした。そこまで、です。
最後に。
おまけ：幼稚園の制服、さようなら！！！
姉弟合わせて5年間使った制服たちを、3月に断捨離しました。
某めぐみ幼稚園だったのですが、すごく良い園でした。
制服もリュックも丈夫で、毎日着てもほとんど壊れませんでした。
これまで、ありがとうございました。
ブログに収めて、想い出よ、永遠に。
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